Andmekaitse

OÜ Luwi privaatsusteade

1. Vastutava töötleja tutvustus ja kontaktid

Isikuandmete vastutavaks töötlejaks on Osaühing Luwi (registrikood 10149973, edaspidi meie).

Pakume oma klientidele erinevaid koolitusteenuseid, mille osutamise käigus puutume
kokku ka oma klientide isikuandmetega.
Privaatsusteates anname ülevaate selle kohta, milliseid isikuandmeid me oma klientide
kohta kogume ja töötleme, millistel eesmärkidel ja millisel alusel me seda teeme ja kui
kaua me andmeid säilitame. Samuti anname ülevaate, millised on õigused seoses neid
puudutavate isikuandmete töötlemisega.
Täiendavate küsimuste korral saab meiega ühendust alljärgnevatel kontaktidel:

Telefon: 55657804

E-mail: info@luwi.ee

Postiaadress: Kastani 39-25, Tartu 50410

2. Milliseid isikuandmeid, miks ja millisel alusel me kogume?

2.1. Kõikide teenuste osutamiseks küsime oma klientidelt järgmiseid andmeid:

  • ees- ja perekonnanimi, 
  • isikukood,
  • kontaktandmed (telefon, e-posti aadress, elukoha aadress).

Neid andmeid kogume ja kasutame selleks, et täita õigusaktidest tulenevaid kohustusi, aga
ka selleks, et täita meie vahel sõlmitud lepingut (nt koolitusega seotud korraldusliku info
ja koolitusmaterjalide edastamiseks, osalemise kohta kinnituse küsimiseks, arvete
saatmiseks jne).

Maksuseadustest tulenevalt vajame kliendi nime ja aadressi raamatupidamise
algdokumentide (arve) koostamiseks.
Täiskasvanute koolituse seadusest tulenevalt peame väljastama koolitusel osalenutele
tõendeid ja tunnistusi, millel tuleb kajastada muuhulgas koolitusel osalenud isiku nimi ja
isikukood.

Kliendi nimi, isikukood ja kontaktandmed on vajalikud ka võimalike kaebuste ja
õigusvaidluste lahendamisel (õigustatud huvi).
Klientide kontaktandmeid kasutame ka turunduslike teadaannete (nt koolituspakkumised,
uudiskirjad jms) edastamiseks, kuid seda vaid juhul, kui olete andnud meile selleks
nõusoleku. Nõusoleku andmine on vabatahtlik ning sellest ei olene võimalus koolitustel
osaleda või kasutada muud meie poolt pakutavat teenust. Nõusoleku saate igal ajal ka tagasi
võtta ning seejärel me teile enam pakkumisi ei edasta.

2.2. Kõikide teenustega seonduvalt töötleme oma klientide kohta ka järgmiseid andmeid:

  • sõlmitud lepingud/esitatud tellimused;
  • maksekohustuste täitmise andmed (esitatud arved, maksegraafiku andmed, laekumised, võlgnevused jms);
  • kirjavahetus seoses lepinguga (teated, pretensioonid, avaldused, võlateatised, lepingu lõpetamise teated jms).

Need andmed on meile vajalikud selleks, et omaksime ülevaadet meievahelisest
lepingulisest suhtest ning saaksime sõlmitud lepinguid ja esitatud tellimusi nõuetekohaselt
täita, aga samuti selleks, et kajastada osutatud teenuste andmeid korrektselt oma
raamatupidamises (raamatupidamise- ja maksuseadustest tulenev kohustus). Samuti on
need andmed vajalikud võimalike kaebuste ja õigusvaidluste lahendamisel (tegemist on
meie õigustatud huviga).

2.3. Koolitusteenuse pakkumise käigus töötleme järgmiseid klientide isikuandmeid:

  • koolituse nimetus, millele olete end meie kodulehe veebivormi kaudu või telefoni teel registreerinud;
  • Facebooki kasutajanimi – küsime seda oma kodulehel asuval koolitusele registreerimise vormil või teid telefoni teel koolitusele registreerides; FB kasutajanime avaldamine on vajalik vaid juhul, kui soovite kasutada meie Facebooki sõbra soodustust, kuna ilma kasutajanime teadmata ei saa me tuvastada, kas vastate soodustuse saamise tingimustele (vt soodustuste infot siit: http://www.luwi.ee/koolituskalender/oppekorraldus);
  • varem läbitud Luwi või Reitingu koolitused (sh koolituste läbimise kohta väljastatud tunnistused ja tõendid koos sealt nähtuvate andmetega) – lisaks üldisele kohustusele säilitada andmeid osutatud teenuste kohta, annab varasemal kursusel osalemise info meile teavet, kas teil on õigus kasutada meie korduvkliendi soodustust (vt soodustuste infot siit: http://www.luwi.ee/koolituskalender/oppekorraldus);
  • makstud koolitustasud – kasutame neid andmeid tulumaksuseadusest tuleneva informatsioonikohustuse täitmiseks (igal aastal esitame maksu- ja tolliametile andmed füüsiliste isikute poolt tasutud koolituskulude kohta, mille suhtes rakendub tulumaksusoodustus, vt meie selgitusi tulumaksusoodustusega koolituste kohta siit http://www.luwi.ee/koolituskalender/oppekorraldus);
  • koolitusel osalemise ja puudumise andmed – õppekava täitmise mahust sõltub, kas meil on õigus väljastada teile koolituse läbimist tõendav dokument või mitte (alus: täiskasvanute koolitamise seadus).

3. Kellega me teie isikuandmeid jagame?

Koolitustel osalejate kohta peame me edastama andmeid koolituse eest maksjale ehk
lõpptellijale, kui lõpptellija ei ole teie ise, vaid keegi teine (nt tööandja, Töötukassa vms).
Nimelt on lõpptellijal õigustatud huvi ning enamasti ka juriidiline kohustus saada andmeid
selle kohta, mille eest ta tasu on maksnud.

Samuti edastame koolitusel osalejate kohta andmed (ees- ja perekonnanimi, teatud juhtudel
ka isikukood) koolitust läbiviivale lektorile, kuna lektori ülesanne on kontrollida, kas
koolitusel osalevad ikka registreeritud isikud ning kes registreeritud isikutest on kohal ja
kes puudub.

Klientidele postisaadetiste edastamiseks kasutame erinevaid posti ja kullerteenuse
pakkujaid, kellele edastame seetõttu kliendi nime, aadressi ja vajadusel ka telefoninumbri.
Kui olete andnud nõusoleku saada meilt turunduslikke teateid ja uudiskirju, siis võib meil
tekkida nende teadete saamiseks vajadus edastada andmeid otseturundusega või
masspostitusega tegelevatele teenusepakkujatele.

Võime oma teenuste pakkumisel kasutada ka muid abistavaid teenuseid nagu IT-abi,
audiitorteenused, õigusteenused jne. Kõik teenusepakkujad on meie volitatud
andmetöötlejateks, kellel on õigus töödelda meilt saadud isikuandmeid üksnes teenuse
osutamiseks vajalikus ulatuses ning üksnes meie poolt etteantud reeglite ja juhiste alusel.

Maksekohustuste rikkumise korral võime edastada andmed võlgnevuste kohta (sh kliendi
isikukood, maksehäire tekkimise ja lõppemise kuupäev ning summa) teavet
maksehäireregistrisse, mida peab AS Creditinfo Eesti (registrikood 10256137) ning mida
maksehäireregistri kasutajad (nt pangad, tööandjad jne) kasutavad krediidiotsuste
tegemiseks ja lepingupartnerite taustakontrolliks.

Kohustuste rikkumisega seotud andmeid võime oma õiguste ja huvide kaitseks edastada ka
inkassoettevõtetele, õigusnõustajatele, kohtutele ja muudele isikutele ja asutustele, kes
tegelevad vastavate nõuete menetlemisega.

Oma klientide kohta peame esitama andmeid järelevalve- ja korrakaitseasutustele, kui meilt seaduslikul alusel selliseid andmeid nõutakse (nt Haridus- ja Teadusministeeriumi,
Tarbijakaitseameti, Andmekaitse Inspektsiooni vms päringud kontrollide käigus) või kui
esineb olukord, mil oleme seadusest tulenevalt kohustatud ise neid andmeid esitama (nt
informatsioonikohustuse täitmine maksu- ja tolliametile, teavitamiskohustuse täitmine
rahapesu andmebüroole jne).

Isikuandmete edastamisel järgime alati minimaalsuse põhimõtet. See tähendab, et
edastame andmeid vastuvõtjale vaid mahus, milleks see on andmete kogumise ja
edastamise eesmärki silmas pidades õigustatud ja vajalik. Nt koolituse lõpptellijale
edastame registreerimislehed või individuaalsed osavõtulehed, millelt nähtub koolitusel
osaleja nimi, isikukood, koolitusel osalemise aeg ja koht ning osaleja allkiri. Samuti on
lõpptellijal õigus saada ärakiri koolituse läbimist tõendavast tunnistusest või tõendist.

4. Kuidas me teie isikuandmeid hoiame?

Kasutame oma asjaajamise korraldamiseks ja dokumentide hoidmiseks WebDesktop
infohaldussüsteemi, millele on isikliku parooliga juurdepääs üksnes meie töötajatel.

Töötajate töölepingutes, aga ka lektoritega sõlmitavates käsunduslepingutes on ettenähtud
kliendiandmete saladuses hoidmise kohustus ning vastutus selle olulise kohustuse
rikkumise eest

Meie töötajatel on kohustus kasutada tööalase info vahetamiseks mõeldud nimelist e-posti
aadressi, mistõttu liigub ka isikuandmeid sisaldav info turvaliselt läbi meie poolt
kasutatava usaldusväärse teenusepakkuja (OÜ Zone Media) meiliserveri. Andmete
edastamiseks kasutame krüpteeritud kanaleid.

5. Kui kaua me andmeid säilitame?

Isikuandmete, sealhulgas isikuandmeid sisaldavate dokumentide säilitamisel lähtume
põhimõttest, et andmeid säilitame üksnes seni, kuni see on vajalik eesmärgi täitmiseks,
milleks andmeid kogusime, või seni, kuni andmete säilitamine on seadusest tulenevalt
kohustuslik.

Arvestades, et peaaegu kõik meie poolt kogutavad isikuandmed on seotud sellega, kellele
ja kuidas me oleme teenust osutanud, siis võivad need andmed omada tähendust ka
võimalikes õigusvaidlustes. Seega oma õigustatud huvide kaitsmiseks lähtume andmete
säilitustähtaja määramisel maksimaalsetest aegumistähtaegadest, mis on nõuete
esitamiseks seadusega ette nähtud – see on 10 aastat lepinguliste suhete lõppemisest.

Millised on teie õigused seoses isikuandmete töötlemisega?

Isikuandmete kaitset reguleerivatest õigusaktidest (eelkõige Euroopa isikuandmete kaitse üldmäärusest nr 2016/679, jõustumise aeg 25.05.2018) tuleneb andmesubjektidele mitmeid õigusi, millest anname teile alljärgnevalt kokkuvõtliku ülevaate.

Inimesel on õigus:

  • saada teavet tema kohta kogutud isikuandmete ja nende töötlemise kohta, sh õigus saada tasuta koopia töödeldavatest isikuandmetest (NB: lisakoopia ehk teistkordselt samade andmete kohta koopia nõudmisel võime küsida teilt mõistlikku tasu koopia väljastamisega seotud halduskulu katmiseks); 
  • esitada vastuväide isikuandmete töötlemise osas;
  • nõuda isikuandmete parandamist või täiendamist, kui andmed on ebaõiged või mittetäielikud,
  • nõuda isikuandmete kustutamist (nt juhul, kui meil puudub isikuandmete töötlemiseks õiguslik alus või see alus on ära langenud, nt juhul, kui andmete töötlemise aluseks oli teie nõusolek, mille te olete tagasi võtnud),
  • nõuda isikuandmete töötlemise piiramist (nt ajaks, mil menetleme teie taotlust või vaidlustust seoses isikuandmete töötlemisega),
  • võtta isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek osaliselt või täielikult tagasi, kui andmete töötlemise aluseks oli teie nõusolek, sh on teil õigus keelata oma andmete töötlemine otseturustuseks,
  • saada isikuandmeid struktureeritult ja elektrooniliselt üldkasutatavas masinloetavas formaadis ning edastada need andmed teisele teenusepakkujale, välja arvatud juhul, kui tegemist on andmetega, millele ülekandmisõigus ei kohaldu (vt soovi korral ka Andmekaitse Inspektsiooni selgitusi andmete ülekandmisõiguse kohta: http://www.aki.ee/et/andmekaitse-reform/mida-tahendab-andmete-ulekandmise-oigus),
  • pöörduda isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise korral Andmekaitse Inspektsiooni (www.aki.ee) või kohtu poole.

7. Privaatsusteate muutmine

Aeg-ajalt vaatame me oma privaatsusteate üle ning teeme sellesse vajalikke täiendusi. Olemasolevaid kliente teavitame privaatsusteate muutmisest e-posti teel enne muudatuste kehtima hakkamist. Kehtiv privaatsusteade on alati kättesaadav meie kodulehel: http://www.luwi.ee/andmekaitse.

Uudiskiri

Ole alati kursis uute koolitustega ja blogi postitustega

Mida kliendid meist arvavad?

Mailika Rist"Tugiisiku
koolitus"
jaanuar-mai
2021

Sain Luwi koolituse kohta infot oma KOV-st tööandja käest ja Facebooki-st. Meeldis, et koolitust sai läbida Zoomi keskkonna vahendusel. Palju uut ja huvitavat informatsiooni sain. Teiste lektorite kogemuste jagamine andis meelekindlust. Minu grupis olid sõbralikud ja abivalmid kaasõpilased.